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職能資格制度とは(3)～職務調査

1)職務調査とは

職能資格制度は、職務遂行能力を基準とした人事制度です。
それでは、その「職務遂行能力」をどうやって測定・判定するのでしょうか。

能力は、その人が保有する「属人的」なものです。外から見ていても、わかりません。
ペーパーテストというツールもありますが、これはあくまでも補助手段と考えるべきです。

職務遂行能力のある・なしや、そのレベルはどこに現れるでしょうか。それは仕事以外にあり得ません。
ということは、つぎの3つのことが分かれば、その人の能力レベルが判定できるということになるのです。

どんな仕事を担当しているのか
その仕事のレベルはどのぐらいか
その仕事の「でき具合」はどうか

会社にどんな仕事があり、それぞれの仕事はどのぐらいのレベルなのかを明らかにするのが、これから見ていく「職務調査」という手法です。

職務調査を教科書通りにやると、相当な作業量になります。
なにしろ、会社にある仕事を全部洗い出そうというのですから。

「そこまではとても…」とお考えの方も多いと思います。
また、最初は大々的な作業をやったものの、その後、まったく見直さないまま、ほったらかしになっているということも少なくありません。

そうなると…
「こんな仕事、もうやっていないよ」
「○○という仕事が入っていない」
…ということになり、せっかくの作業がムダになってしまいます。

こんなことにならないため、作業をもっと簡略化することも可能です。
どうすれば？

その前に、原則的な職務調査のお話をしましょう。

職務調査では、仕事を「課業（task）」という単位でとらえます。

職務（job）とは、１人の人が担当する仕事の集まりです。
課業（task）とは、職務（job）を細分化した、仕事の最小単位です。

こうしてコトバで説明すると、抽象的で何だかよくわからないので、採用の仕事を例にご説明します。

・「採用職」というのが、ひとつの職務（job）です。
・採用業務を、「採用基準の作成」「面接の実施」などと分解したものが課業（task）です。

例に上げた「採用基準の作成」という課業を、さらに細かく分解することもできます。しかし、そこまで分解して意味があるかどうかが問題になります。つまり、課業とは、「意味のある仕事の最小単位」ということになります。

2)職務調査の進め方

2-1)まず、部署単位で、課業(task)の洗い出し作業をします

課業（task）とは、「仕事の最小単位」です。
それでは、どの程度まで細かく分解するのがいいのか。これには絶対的な決まりはありません。現実の仕事の分担をどうしているのかを見て、決めていくのがいいと思います。

たとえば、「採用」という仕事で、Ａさんには、「採用計画の立案」、Ｂさんには「募集広告の作成」を担当させていたとします。
その場合、この「採用計画の立案」、「募集広告の作成」というのがそれぞれ、ひとつの課業となります。

「募集広告の作成」という業務をさらに細かく分けることもできます。「募集コピーを考える」とか「広告のレイアウトを考える」などといったことです。ただ、そのように分けて業務を分担させることがあり得るでしょうか？多分、ないでしょう。であれば、そこまで細かく分ける必要はありません。

また、1人で「採用計画の立案」、「募集広告の作成」の業務を両方やっていることもあります。（現実にはこの方が多いかもしれません）。それなら、この２つを、１つの課業としてしまうのがいいのでしょうか。これはあまりお勧めしません。内容、質が異なりすぎるからです。もし、そうするのなら、「採用」というくくりにした方がベターです。

2-2)洗い出した課業を、「格付け」します。

つまり、その課業のレベルを判定し、資格等級に対応すのかを決めるわけです。
すでに作成している「職能要件書」に照らし合わせ、「企画力」、「実行力」などの能力区分ごとに分析していきます。

2-3)全社的に、課業のレベルをすり合わせます。

「横串を通す」ということです。
「営業職の○○という仕事」と「技術職の○○という仕事」が同じ資格等級なのか、異なるのかを見ていきます。

この作業を怠ると、資格・課業対応表が機能しなくなります。
しかし、完璧なすり合わせは不可能です。「営業職の○○という仕事」と「技術職の○○という仕事」のレベルが同じなのか、違うのか、厳密な判定は不可能です。
従って、「どう考えても入門レベル」、「明らかに上級者レベル」といった程度のすりあわせをし、あとは、その職種の中で決めた序列を信用するのが現実的です。

以上が職務調査の概略です。
それをもっと簡略化した、現実的な方法は？

私は、この職務調査（課業分析）を、「代表的な課業を分析する」という手法に切り替えることをお勧めします。

「代表的」の基準は、「重要なもの」と「時間を多く費やすもの」の２つの軸です。
たとえば、人事採用職という職務の代表課業を、資格等級ごとにいくつか選び、分析するということです。

こうして作成した、資格・代表課業対応表を、年1回、メンテナンスすればいいわけです。
この方法は、職能資格制度だけでなく、役割等級制度などでも使えます。

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